« Edellinen Kaikki artikkelit Seuraava »

Joukossa on voimaa ja notkeutta

Rakensimme asiakkaamme Suomen Tilaajavastuun kanssa veronumero.fi palvelun. Palvelun rakentamisprosessi oli monella tapaa poikkeuksellinen ja sillä saatiin erinomaisia tuloksia aikaan lyhyessä ajassa.

Tässä tarinassa kerromme miten tiiviin kehitysjakson jälkeen vajaassa vuodessa onnistuttiin toteuttamaan rakennusalan ja koko yhteiskunnan kannalta merkittävä digitaalinen palvelu, miten yli sadan yrityksen ekosysteemi saatiin mukaan kehittämään palvelua ja mitä voimme tästä tekemisestä hyödyntää uusien digitaalisten palveluiden rakentamisessa myös muilla toimialoilla.

 

Rakennusalan suuri mullistus

Marraskuussa 2011 hallitus jätti eduskunnalle esityksen uudesta veronumerolaista. Laki lisäisi rakennustyönantajan ilmoitusvelvollisuutta ja tarkoituksenaan kitkeä harmaata taloutta rakennusalalla. Kyseessä oli rakennusalan pitkään aikaan suurin mullistus. Laki tuli voimaan syksyllä 2012 ja täytäntöön lopulta vuoden 2014 heinäkuussa.

Lakimuutos aiheutti runsaasti keskustelua ja ihmetyksen siitä, miten lain vaatimukset voitaisiin täyttää ilman massiivista byrokratiaa ja paperityötä. Digitaalisen palvelun rakentaminen oli välttämättömyys. Lisäksi oli toimittava nopeasti. Suomen Tilaajavastuu Oy, joka on kiinteistö- ja rakennustoimialan työnantajajärjestöjen omistama yhtiö, tarttui haasteeseen. Tilaajavastuu näki, että palvelun kehitykseen on välttämätöntä saada laajasti mukaan alan näkemykset ja osaaminen. Tarvittiin yhteinen keskustelufoorumi.

Tilaajavastuu kutsui hankkeen ohjausryhmän koolle vain muutamia kuukausia lakiesityksen jälkeen maaliskuussa 2012 ja jo saman vuoden kesäkuussa he julkaisivat ilmoita.fi palvelu, joka oli ensimmäinen askel veronumero.fi palvelun rakentamisessa. Veronumero.fi palvelun fyysinen julkaisualusta Valtti-henkilökortti lanseerattiin syksyllä 2013 ja vuotta myöhemmin kortteja oli käytössä yli 60 000. Tällä hetkellä Valtti-kortteja on käytössä yli 160 000 työntekijällä.

 

Asiakkaat ja sidosryhmät mukaan alusta saakka

Ohjausryhmän koolle kutsuminen ja sen säännöllinen toiminta olivat avainasemassa mahdollistamassa palvelun nopeaa kehitystä. Ohjausryhmään kutsuttiin keskiössä olevat toimijat: asiakkaita kuten rakennusyrityksiä ja rakennuttajia sekä sidosryhmiä kuten verottaja, AVI, Helsingin Stara ja Rakennusteollisuus. Tilaajavastuu näki, että laki tulee vaikuttamaan rakentamisen lisäksi moneen muuhunkin toimintoon yrityksissä, mukaan ohjausryhmään kutsuttiinkin mukaan myös mm. Taloushallintoliitto. Ohjausryhmän jäsenet tulivat keskenään kilpailevista yrityksistä ja kulttuuriltaan todella erilaisista organisaatioista, mutta se pystyttiin kääntämään vahvuudeksi.

“Oli hienoa nähdä se kaikki toimialatieto ja osaaminen saman pöydän ympärillä. Ratkaisuja pystyttiin löytämään heti siinä tilanteessa keskustelemalla. Jäsenten kesken muodostui myös sellainen henki, että jos tässä ryhmässä ei pystytä muuttamaan asioita, niin sitten haetaan taho, jossa pystytään – eduskunta on vain ratikkamatkan päässä”, kertoo Mika Huhtamäki Suomen Tilaajavastuulta.

Ohjausryhmän kokoontuminen oli säännöllistä ja toiminta strukturoitua. Jokaiselle tapaamiselle tehtiin etukäteen tarkka asialista. Vaikka keskustelu liikkui alussa hyvin yleisellä tasolla, palvelun kehityksestä pystyttiin jokaisessa ryhmän tapaamisesta kertomaan aina uutta ja se piti ryhmän jäsenten kiinnostusta yllä.

Tärkeää oli myös se, että ohjausryhmän jäseniä ei vaadittu sitoutumaan mihinkään. Ryhmään siis pystyi kuulumaan ilman, että osti palveluita ja erityisesti ne ryhmän jäsenet, jotka eivät vielä olleen vakuuttuneita palvelusta saivat aikaan erittäin kehittäviä keskusteluja.

 

Partneriverkosto ja avoimet rajapinnat

Ensisijaisen tärkeää oli myös saada mukaan kentällä toimivat palveluntarjoajat. Ohjausryhmän jäseniltä kysyttiin alkuvaiheessa rakennusalan keskeisiä järjestelmä- ja laitetoimittajia sekä konsultteja. Näiden pohjalta muodostettiin partneriverkosto. Heti alusta saakka myös partnereille kommunikoitiin avoimesti mitä on tulossa. Keväällä 2013 lanseerattiin partneriohjelma ja järjestettiin Road Show ympäri Suomen, jossa mukana oli viranomaiset, partnerit ja tilaajavastuu. Yhteistyön laajuudesta kertoo myös se, että Finanssialan keskusliiton Piia-Noora Kauppi oli yksi Veronumero.fi lanseeraustilaisuuden puhujavieraista.

Palvelun onnistumisen kannalta tärkeimpiä asioita oli se, että luotiin avoimet rajapinnat. Tämä mahdollisti järjestelmien integroinnin ilman isoa sitoutumista ja siksi kynnys partnereille oli matala. Osalle toimijoista partneritoiminta tarjosi merkittävän bisnesmahdollisuuden. Partnereista ne, jotka päättivät integroida ja jakaa tietoa avoimesti hyötyivät eniten. Asiakkaalle tämä taas antoi mahdollisuuden valita oman palvelukattauksen.

 

Mikään ei ole mahdotonta

Oppeina projektista muillakin toimialoilla hyödynnettäväksi Huhtamäki nostaa kolme merkittävää päätöstä, jotka tekivät projektista menestyksen:

1) Ota asiakkaat ja sidosryhmät mukaan jo paljon ennen kuin palvelusi on valmis

2) Tarjoa avoimia rajapintoja ja kannusta niiden käyttöön. Luota siihen että muut keksivät niille käyttöä ja hyödyntävät niitä ajan myötä.

3) Tarjoa myös ilmaisia palveluita, joilla tuet yhteisiä tavoitteita myös B2B liiketoiminnassa

Ja vielä ennen näitä kahta päätöstä kaikkein tärkeintä on asenne tekemiseen. Uuden palvelun kehittäminen vaatii start up –yrittäjän asennetta, on oltava valmis haastamaan olemassa oleva ja pystyttävä luomaan jotain todella uutta ja asiakkaiden tarpeisiin vastaavaa. “Projektin aikana kysymykseni tiimille olikin usein: mikään ei ole mahdotonta, mutta onko meillä riittävästi aikaa?”

Erkka Halme Taito United Oy:stä toimi projektipäällikkönä veronumero.fi hankkeessa. “Hienoa tässä hankkeessa oli se, että siinä yhdistyi rohkeus ajatella isosti ja maalailla tulevaisuutta, kykyyn tehdä toteutuksia pieni pala kerrallaan, oikeaa ratkaisua hakien. Kokemukseni mukaan tällä mallilla päästään parhaisiin lopputuloksiin.”

 

 

 

Veronumero.fi on Suomen Tilaajavastuu Oy:n palvelu, jonka avulla rakennustyömailla toimivat yritykset voivat digitalisoida lakisääteistä raportointiaan verohallinnolle. Kyseessä on toimialan yhteinen palvelu, johon kerätään tietoja kaikilta työmailla toimivilta yrityksiltä. Tietoja tarjotaan rajapintojen kautta kymmenien eri toimittajien toteuttamille järjestelmille. Kokonaisuuteen kuuluu myös VALTTI-henkilökortti, joka on käytössä yli 160 000 työntekijällä työmailla.

Artikkelia varten haastateltiin Suomen Tilaajavastuu Oy:n varatoimitusjohtaja Mika Huhtamäkeä, jonka vastuulla on ollut ohjausryhmän vetäminen sen perustamisesta saakka sekä Taito United Oy:n projektipäällikköä Erkka Halmetta.