Milloin valita räätälöity ohjelmisto lisenssisoftan sijaan?

Tuomas Kaipainen on Taito Unitedin toimitusjohtaja ja tehnyt koko uransa ohjelmistokehityksen parissa työskennellen myös itse koodarina, arkkitehtina, projektipäällikkönä ja konsulttina erilaisissa organisaatioissa startupeista aina isoihin kansainvälisiin yrityksiin. Vuonna 2012 hän lähti yrittäjäksi Taito Unitediin.

“Ajatuksemme on ollut alusta asti, että emme tee ainoastaan konsulttivälitystä vaan kokonaisvaltaisempaa työtä. Autamme asiakasta miettimään, mitä kannattaisi tehdä ja rakentaa.” Taito United on auttanut laajaa kirjoa asiakkaita digitalisaatiossa ja ohjelmistokehityksessä yli kymmenen vuoden ajan.

Milloin räätälöity ohjelmisto kannattaa?

Karkeasti jaoteltuna suomalaisyrityksissä on kolmenlaista suhdetta ohjelmistokehitykseen: on isoja yrityksiä, joilla on oma ohjelmistokehitysorganisaationsa; toisessa päässä on startuppeja, joiden koko liiketoiminta rakentuu ohjelmiston ympärille. Näiden väliin jää kolmas ryhmä eli suurin osa yrityksistä. Monet niistä toimivat perinteisillä aloilla ja digitalisoivat toimintaansa. Toiveissa on asiakasportaaleja ja mobiliteettiä, mutta yrityksillä itsellään ei ole resursseja tai osaamista kehittää niitä. Silloin vaihtoehtona on valmisohjelmisto tai oma, räätälöity ohjelmisto.

Mutta mistä tietää, milloin kannattaa ostaa valmis ohjelmisto ja milloin rakentaa itse?

Liiketoiminnan tukitehtäviin valmisohjelmisto on yleensä riittävä. Harva yritys saa kilpailuetua esimerkiksi matkalaskuohjelmistolla.

“Sisäiseen käyttöön valmisohjelmisto on lähes aina toimiva valinta, sillä ei ole kovin kriittistä, vaikka ohjelmisto näyttäisi vähän rumalta tai siinä olisi turhia toiminnallisuuksia”, Kaipainen sanoo. “Mutta asiakkaiden suuntaan erottumisessa oma ohjelmisto voi olla ratkaiseva menestystekijä. Jos esimerkiksi asiointikanava kiinnittää asiakkaan toimittajaan, siihen kannattaa panostaa.”

Onko ohjelmisto kulu vai lisääkö se yrityksen arvoa?

Avainasia on hahmottaa, kuinka paljon ohjelmisto tuo kilpailuetua ja lisää yrityksen arvoa. Woltin tapaiset alustatalouden toimijat rakentavat koko liiketoimintansa ohjelmiston ja datan ympärille. Softa palvelee sekä loppuasiakasta, kuljettajaa että ravintolaa ja on keskeinen tekijä koko yrityksen arvonmäärittelyssä. Mutta entä ei-diginatiivit yritykset - millaisissa tilanteissa valmisohjelmisto ei enää riitä?

Tuomas nostaa esimerkiksi nostolaiteyritys Bronto Skyliftin, jolle Taito United kehitti digitaalisen asioinnin järjestelmän tikasautojen käytön optimointiin. “Ison laitekannan hallintaan löytyy toki valmiita softia, mutta sellainen on aina kompromissi loppuasiakkaan suuntaan. Nyt pystyimme lähtemään siitä, mitä Bronton asiakas haluaa. Käyttökokemus tukee täysin myös Bronto Skyliftin brändiä, sillä monelle heidän asiakkaalleen ohjelmisto on ensisijainen kosketus yritykseen.”

Kekseliäs liiketoiminnan kehittäjä löytää mahdollisuuksia myös sieltä, mistä kilpailija välttämättä ei. Sisäisiä prosesseja automatisoimalla ja digitalisoimalla voi toiminnan tehokkuutta kasvattaa parhaimmillaan merkittävästi. Metsolle rakennettiin huollon toimintaa nopeuttava täsmäkäyttöliittymä, joka tuo tehostamisen kautta kilpailuetua, vaikka onkin tarkoitettu “vain” sisäiseen käyttöön.

Jumissa järjestelmätoimittajan kanssa ja muut vanhat uskomukset

Vaikka oman ohjelmiston kehittämisellä on selkeitä etuja, vanhat uskomukset elävät silti sitkeässä. Onko se kamalan kallista? Olemmeko jumissa saman toimittajan kanssa seuraavat vuosikymmenet?

Valmisohjelmiston käyttöön pääsee toki käsiksi edullisesti, usein pelkällä lisenssimaksulla. Toisaalta valmisohjelmisto sisältää usein myös konsultointia ja räätälöintiä sekä koulutusta, joka täytyy ottaa kokonaishinnassa huomioon.

“Räätälöidyn ohjelmiston kustannus on etupainotteisempi, mutta ylläpitokustannukset ovat lisenssimaksujen puuttuessa edullisemmat ja elinkaarikustannukset voivat jäädä pienemmiksi”, Kaipainen muistuttaa. Sitoutunut kumppani vastaa palvelun toiminnasta ja edelleen kehityksestä toiminnan muuttuessa ja kasvaessa.

Myös kehityskumppanin vaihtaminen on melko vaivatonta, sillä ohjelmistot kehitetään yleisesti käytössä olevilla teknologioilla ja avoimen lähdekoodin avulla. Ja kun asiakas omistaa koko ohjelmiston, hän voi itse valita jatkokehitykseen kumppanin. Mikä tärkeintä, kaikki ohjelmiston tuoma data ja muu lisäarvo ovat yrityksen itsensä omistuksessa.

Design Sprint - täsmäisku varmistaa toteutuksen onnistumisen

Onnistunut ohjelmistokehitys käynnistyy Design Sprintillä, jossa käydään ohjelmistoon liittyvät tarpeet käyttäjälähtöisesti läpi ja rakennetaan ensimmäinen prototyyppi. Design Sprint varmistaa idean toteutuskelpoisuuden muttei sido vielä mihinkään.

“Katsomme asiaa aina loppuasiakkaiden näkökulmasta. Millä lailla haluatte olla erilainen kuin kilpailijanne? Avainasioita ovat hyvä käyttökokemus ja käytettävyys siellä, missä ei saa antaa tuumaakaan tilaa kilpailijoille!”, Kaipainen havainnollistaa.

“Toinen tilanne usein lähtee jostakin prosessin pullonkaulasta. Asiakas voi sanoa, että toiminta on tehotonta, ja syy on prosessin pullonkaulassa tai jossakin mitä ei ole vielä tunnistettu.”

Kun Design Sprint on tehty, ensimmäisen tuotantoversion kehitystyö on suoraviivaista ja kestää yleensä muutaman kuukauden.

“Räätälöity täsmäratkaisu maksaa itsensä yleensä nopeasti takaisin”, Kaipainen kertoo.