IT-kumppanin näkökulma: Tällainen on onnistunut ohjelmistokehitysprojekti

Haastattelimme it-alan ammattilaisia - ohjelmistokehittäjiä, designereita ja projektipäälliköitä - selvittääksemme, miten he kuvailevat onnistunutta ohjelmistokehitysprojektia. Lopputuloksena syntyi seitsemän kohdan lista onnistuneen ohjelmistokehitysprojektin piirteistä it-kumppanin näkökulmasta.

1. Asiakas on tyytyväinen

• Muodostettu yhteisymmärrys ja luottamussuhde asiakkaan kanssa
• Asiakas ollut aktiivisesti mukana projektissa
• Tuotettu arvoa asiakkaalle

Kun projektille asetetaan selkeät tavoitteet ja odotukset, ymmärtävät osapuolet paremmin toisiaan. Mitkä ovat projektin vaatimukset, aikataulu, budjetti ja odotetut lopputulokset? Asiakkaan tyytyväisyyden kannalta on kriittistä, että IT-kumppanin kanssa on alusta asti oltu yhteisymmärryksessä.

IT-kumppanilta toivotaan aktiivista kommunikointia projektista, jotta voidaan varmistua projektin etenemisestä haluttuun suuntaan. Palautteen saamiseksi myös asiakkaan aktiivinen osallistuminen projektin edetessä on toivottavaa. Näin palautteeseen voidaan reagoida ajoissa eikä lopputuloksen suhteen tule yllätyksiä. Selkeä vastuiden ja roolien jako auttaa hahmottamaan, mitä osapuolilta odotetaan. Tämä auttaa myös rakentamaan luottamusta, joka luo perustaa yhteistyölle. Onnistuneen projektin päätteeksi asiakas saa lopputuloksen, joka vastaa tunnistettuun tarpeeseen tuottaen asiakkaalle mm. liiketoiminnallista arvoa.

2. Käyttäjä hyötyy projektista

• Käyttäjän tarpeet tunnistettu ja huomioitu
• Kokonaisuus hahmotettu

Projektia ei kokonaisuutena voi kutsua kovinkaan onnistuneeksi, jos loppukäyttäjä ei näe sillä arvoa. Tyypillinen virhe on sivuuttaa loppukäyttäjät projektin suunnitteluvaiheessa, sillä tiimi uskoo kykenevänsä asettumaan käyttäjän asemaan. Todellisuudessa käyttäjiä kannattaa tuoda mukaan projektiin alkuvaiheesta lähtien.

Konseptista voidaan luoda prototyyppi hyvin aikaisessakin vaiheessa. Prototyypin luomiseksi tiimin on hahmotettava konseptin kokonaisuus ja ydintoiminnot. Prototyypin avulla käyttäjien mielipiteitä voidaan selvittää suhteellisen pienellä vaivalla ja ideat saadaan validoitua ennen niihin sitoutumista. Konsepti voidaan muuttaa konkreettiseksi prototyypiksi lyhyessä ajassa esimerkiksi Design Sprintin avulla.

3. Vuorovaikutus on sujuvaa

• Tiimiläiset olleet yhteisymmärryksessä projektin aikana
• Palautetta annettu ja tiimiläiset saaneet onnistumisen kokemuksia

Onnistuneen projektin aikana tiimiläiset ovat koko ajan samalla sivulla siitä, mitä projektissa tapahtuu. Säännöllistä vuorovaikutusta tarvitaan sisäisesti it-talossa tiimiläisten kesken kuin myös asiakkaan ja it-kumppanin välillä. Tämä tarkoittaa mm. kuuntelua, kysymysten esittämistä ja rehellisten vastausten antamista. Sekä positiivinen, että negatiivinen palaute on arvokasta: Positiivinen palaute antaa motivaatiota työskentelylle, kun taas laadukas, rakentava palaute ennaltaehkäisee isompia ongelmia syntymästä.

4. Projektin kulku ja prosessi ovat toimivia

• Sovitussa aikataulussa, budjetissa ja laajuudessa pysytty
• Projekti edennyt huolellisesti, hallitusti ja perustellusti
• Muutoksiin mukauduttu tarpeen vaatiessa

Projektin eteneminen on parhaimmillaan yllätyksetöntä. Kokenut it-kumppani suunnittelee ja johtaa projektia tavalla, jossa sovitussa aikataulussa, budjetissa ja laajuudessa on realistista pysyä. Toisaalta, jos alussa ei olla perusteellisesti tunnistettu käyttäjien tarpeita, on tarvittaessa kesken projektinkin oltava valmiita muokkaamaan sen suuntaa.

Projektin käyttöliittymän ja käyttäjäkokemuksen perusteellinen suunnittelu ja testaus alkuvaiheessa säästää aikaa toteutusvaiheessa. Ratkaisuja kannattaakin matalalla kynnyksellä kokeilla, jotta niistä saadaan kerättyä palautetta. Alkuvaiheessa muutoksiin pystytään reagoimaan nopeasti ja vaivattomasti. Prototypoinnin jälkeen toteutettavaa varsinaista lopputulosta kannattaa lähteä rakentamaan huolellisesti, hallitusti ja perustellusti.

5. Tekijätiimi on tyytyväinen

• Tiimiläiset tyytyväisiä projektin kulkuun ja lopputulokseen
• Tiimiläisten mielipiteet huomioitu projektin aikana
• Tiimiläisten työskentely ja työtehtävät olleet heille mielekkäitä
• Tiimin yhteisiä tavoitteita asetettu ja saavutettu

Tiimiläisten motivaatio ja tyytyväisyys kannattelee onnistunutta projektia. Projektille sopivalla tiimillä on kompetenssia vetää projekti maaliin, mutta myös intoa toimia yhdessä. Onnistumista edesauttaa se, että tiimiläiset ovat saaneet vaikuttaa projektin kulkuun, tehdä itselleen mielekkäitä tehtäviä ja heidän mielipiteensä on huomioitu. Tiimi hyötyy myös siitä, että sisäisesti tiimin kesken asetetaan yhteisymmärryksessä tavoitteita, joiden saavuttamiseksi tehdään yhdessä töitä.

6. Lopputulos on laadukas

• Projektin lopputulos käytettävä ja laadukas. Huomioitu mm. käytettävyys, saavutettavuus ja tietoturva
• Projekti viety loppuun ja tulokset julkaistu

Projektin laatuun vaikuttavat mm. projektin käytettävyys, ulkoasu, saavutettavuus ja tietoturva. Vaikka asiakas ei osaisi vaatia joitakin edellä mainittuja piirteitä, ovat ne onnistuneen it-projektin peruspilareita, joista kuuluu pitää huolta. Kuitenkin julkaistavaa palvelua suunniteltaessa on asetettava realistiset tavoitteet sille, mitä ensimmäinen versio sisältää. Onnistuneen projektin lopputuloksena syntynyt palvelu saadaan julkaistua aitojen käyttäjien hyödynnettäväksi. Käyttäjien palautteiden perusteella voidaan jatkaa palvelun suunnittelua ja kehitystä entistä toimivammaksi.

7. Tulevaisuus on huomioitu

• Toteutus ylläpidettävä ja jatkokehityksen mahdollistava
• Projekti ei ole riippuvainen tekijöistään
• Laadukas dokumentaatio toteutettu

Onnistuneessa ohjelmistokehitysprojektissa suunnitellaan ja toteutetaan ratkaisut tavalla, joka mahdollistaa ylläpidon ja jatkokehityksen. Näin projektia voi viedä helposti eteenpäin ja kehittää tulevaisuudessakin. Kun projektin aikana luodaan laadukasta dokumentaatiota, ei projekti ole riippuvainen tekijöistään ja projektiin voidaan tarvittaessa ottaa uusia henkilöitä mukaan matalalla kynnyksellä.

Projektin onnistuminen on useiden tekijöiden summa

Onnistuneen projektin analysoinnissa on tärkeää huomioida projektin koko elinkaari aina suunnittelusta jatkokehitykseen asti. Lisäksi onnistuneisuutta on katsottava useista eri näkökulmista - asiakas, tekijätiimi, käyttäjät ja muut sidosryhmät voivat kaikki käsittää onnistumisen eri tavoin. Näin ollen yhteisten tavoitteiden asettaminen ja säännöllinen palautteen anto on erityisen tärkeää onnistumisen kannalta.

Taito Unitedilla on ennenkin pohdittu, mikä tekee projektista onnistuneen. Voit lukea blogistamme ohjelmistokehittäjän näkökulman onnistuneesta ulkoistuksesta.