Dataa ja tekoälyä hyödyntävä dokumenttipalvelu prosessien tehostamiseen
Case Algol | 2023
Tausta
Algol on suomalainen monialakonserni, jolla on kokemusta kansainvälisestä kaupasta aina vuodesta 1894. Konserniin kuuluvat Algol Chemicals Oy, Algol Diagnostics Oy, Algol Technics Oy, Algol Trehab Oy, HistolabProducts AB ja Suomen Unipol Oy.
Konsernin tytäryhtiöt maahantuovat ja myyvät tuotteita teollisuudelle ja terveydenhuoltosektorille. Lisäksi yhtiöt tarjoavat toimialoihinsa liittyviä palveluita, muun muassa suunnittelua, räätälöityjä toimialaratkaisuja sekä asennus-, huolto- ja koulutuspalveluja. Algol Chemicalsilla on lisäksi omaa tuotevalmistusta.
Toimipisteitä on kymmenessä eri maassa ja yhteistyökumppaniverkosto on maailmanlaajuinen.
Lisätietoa yhtiöistä ja niiden palveluista:
Ongelma
Algol Chemicals Oy maahantuo ja myy teollisuus- ja erikoiskemikaaleja. Suomen lisäksi yhtiö toimii muun muassa Skandinaviassa ja Baltiassa. Tiettyjen tuotteiden mukana tulee valmistuserään liittyvä analyysitodistus, joka kertoo tarkemmin kyseisen kemikaalin ominaisuuksista. Eräanalyysitodistus on keskeinen osa kemikaalin hankintaa ja koko toimitusketjua.
Näiden dokumenttien vastaanottoon, arkistointiin ja lähetykseen liittyy paljon manuaalista työtä, joka vie kosolti asiakaspalvelun aikaa. Manuaalisia, dokumentteihin liittyviä toimenpiteitä on ollut vuosittain kymmeniä tuhansia ja erilaisia dokumenttityyppejä useita satoja.
Projektin myötä manuaalisen työn määrää halutaan vähentää ja sen laatua parantaa.
Ratkaisu
Dokumenttien tallennukseen ja automaattiseen käsittelyyn suunniteltiin ja toteutettiin sovellus. Sovelluksessa on sähköpostirajapinta dokumenttien vastaanottoon sekä graafinen käyttöliittymä niiden hallinnointiin. Sovellukseen kuuluu myös tekoälyrajapinta analyysitodistusten metadatan selvittämiseksi. Lisäksi sovelluksessa on rajapinnat erätietojen siirtämiseksi Algol Chemicalsin ERP:hen ja myyntitapahtumien siirtämiseksi ERP:stä dokumenttipalveluun. Tuotteen myyntiin liittyvän erätiedon perusteella vastaava dokumentti lähetetään automattisesti asiakkaalle.
Vastaavia haasteita on monessa yrityksessä, jossa dataa tuodaan eri lähteistä, ja jossa se tulee viedä oikealle vastaanottajalle parin eri palvelun läpi, juuri oikealla hetkellä ja halutussa muodossa.
Tulokset
Uusi palvelu nopeuttaa selkeästi Algol Chemicalsin prosesseja ja parantaa niiden laatua. Samalla analyysitodistukset saadaan kerättyä yhteen paikkaan, jolloin niiden käsittely jatkossa helpottuu.
Prosessi automatisoituu, säästää työaikaa, parantaa työtyytyväisyyttä ja vähentää mahdollisia virheitä.
"Taito Unitedin kanssa työskentely on sujuvaa ja tekijät todella ammattitaitoisia. Projekti tehtiin sovitussa aikataulussa ja budjetti piti. Olemme lisäksi erittäin tyytyväisiä itse toteutukseen. Suosittelen mielelläni Taito Unitedia ratkaisukumppaniksi vaativiin ohjelmistoprojekteihin, joissa datan hyödyntämisellä on tärkeä rooli. Meidän yhteistyömme jatkuu myös tulevaisuudessa."
Arto Peterzens, CIO
